出張手当は非課税。実費精算不要な日当を支給して節税しよう

ポイント:出張手当(日当)は実費精算が不要なため、余ったお金はポケットマネーにできる。ただしあまりにも高額な日当は否認され、給与として課税される恐れあり。


こんにちは、川越市の税理士・関田です。

会社が役員や従業員を出張させる場合、交通費や宿泊費を会社が負担してあげるのは当然ですが、それとは別に、出張手当(日当)を支給することもできます。

この日当、実際に本人がいくら使ったのかに関わらず、会社は全額を経費にすることができ、また受け取った本人も非課税となるため、節税にも利用することが可能です。

出張旅費は原則として非課税

会社が役員や従業員に支給する手当(残業手当、住宅手当、家族手当など)については、原則として給与所得となり、所得税・住民税が課税されますが、会社の職務遂行のための旅行に際して支給される金品(いわゆる「出張旅費」)で、その旅行について通常必要と認められるものについては「非課税」とされています(所得税法9条1項4号)。

非課税となる出張旅費の名目としては、

  • 交通費
  • 宿泊費
  • 出張手当(日当)

といったものがあります。

このうち、交通費や宿泊費については当然実費を精算していると思いますが、出張手当(日当)まで支給している会社は意外と少ないのではないでしょうか。

出張手当(日当)は実費精算不要

出張手当(日当)とは、出張の際、身の回り品や外食代など普段よりも余分な支出が増えることから、会社がその分を手当として支給してあげようというものです。

この日当については渡し切りで構わず、実費精算は不要です。

つまり、支給された日当よりも実際にかかった経費の方が少なければ、差額は丸々手元に残りポケットマネーにできます。

もちろん、手元に残ったお金も所得税・住民税は非課税となり、また会社は支給した日当を全額経費にできるため、節税効果があるというわけです。

ちなみに、国内出張の場合の日当は、消費税上「課税仕入」となります。

宿泊費を定額で支給してもOK

交通費と宿泊費は「実費精算」、その他に出張手当(日当)を「定額支給」というのがオーソドックスですが、宿泊費についても実費ではなく定額で支給するというパターンもあります。

この場合、たとえば1万円の宿泊費が支給されるところ、ホテル代を節約して1泊6,000円で済ませれば、4,000円は非課税で手元に残ることになります。

たかが4,000円とはいえ、出張が多い会社ですと年間トータルでは結構な金額になるかと思います。

非課税と認められる範囲とは?

それでは、実際いくらまでなら非課税と認められるのかが気になるところです。

所得税法9条1項4号では「その旅行について通常必要と認められるもの」であれば非課税と規定されていますが、所得税基本通達9-3では以下の通り、もう少しだけ詳しく規定しています。

<非課税とされる旅費の範囲>

法第9条第1項第4号の規定により非課税とされる金品は、同号に規定する旅行をした者に対して使用者等からその旅行に必要な運賃、宿泊料、移転料等の支出に充てるものとして支給される金品のうち、その旅行の目的、目的地、行路若しくは期間の長短、宿泊の要否、旅行者の職務内容及び地位等からみて、その旅行に通常必要とされる費用の支出に充てられると認められる範囲内の金品をいうのであるが、当該範囲内の金品に該当するかどうかの判定に当たっては、次に掲げる事項を勘案するものとする。

  1. その支給額が、その支給をする使用者等の役員及び使用人の全てを通じて適正なバランスが保たれている基準によって計算されたものであるかどうか。
  2. その支給額が、その支給をする使用者等と同業種、同規模の他の使用者等が一般的に支給している金額に照らして相当と認められるものであるかどうか。

残念ながら、ここでも明確な基準は定められていませんが、以下のようなことは読み取れます。

  • 役員と従業員を一律同じ基準で支給しろとは言っていない
  • 交通費であれば、「社長はグリーン車やビジネスクラス」「従業員は普通車やエコノミークラス」くらいの差であればバランスとしては適正といえそう
  • 宿泊費や日当であれば、役職による差が何倍もあれば問題だが、多少の差(何割か)であればバランスとしては適正といえそう
  • 国内出張より海外出張の方が高額でも問題ない
  • 会社の業種や規模にもよるが、一般的に相当な金額であれば問題ない

なお、一般的に相当と認められる支給額の目安ですが、通常の国内出張の場合、社長であれば宿泊費は15,000円程度、日当は5,000円程度であればほぼ問題ないように思います(あくまで私見)。

もちろん、会社の規模などによってはもっと高額な支給が可能なケースもあるかと思いますが、否認される(役員賞与・給与認定される)リスクがあることはご承知おきください。

非課税と認めてもらうためにやるべきこと

出張旅費規程の作成

出張旅費について税務署から非課税と認めてもらうためには、

  • 出張旅費規程を整備するとともに、
  • 規程どおりの金額を支給している

ことが必須です。

出張旅費精算書・報告書の作成

カラ出張を疑われないためにも、出張先・期間・目的等を記載し、交通費などの領収書を添付した「出張旅費精算書」「出張報告書」を作成しておきましょう。

まとめ

出張旅費については、特に出張の多い会社では税務調査の際に必ずチェックされる項目です。

定額支給の「宿泊費」や「日当」については節税効果が高いため、つい高額に設定したくなるものですが、万が一否認された場合、

  • 出張したのが役員であれば、否認された部分は役員賞与となり、会社は損金(経費)にできない
  • 出張した役員や従業員は、否認された部分に所得税・住民税が課税される

ことになりますので、金額は慎重に決定する必要があるでしょう。


※ この記事は、投稿日現在における情報・法令等に基づいて作成しております。

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