税理士事務所のデータバックアップ。Google Driveに保存すれば安心

ポイント:データのバックアップはクラウドストレージが便利。外出先でもスマホやタブレットから見ることができる。


こんにちは、川越市の税理士・関田です。

税理士事務所はデータが命、飛んだらアウトです。

社員が何人もいるような事務所であれば、データは基本すべてサーバーに保存していると思いますが、弊所のように社員もおらずスペースも限られている事務所では、サーバー導入はあまり現実的ではありません。

バックアップ方法①・外付けHDD

とりあえず開業時に、3TBまで保存可能な外付けHDDを購入しました。

⇒ 過去ブログ 『独立開業にあわせて買ったもの・その③。外付けHDD』

オートバックアップ機能を活用し、パソコンの指定フォルダ内にあるデータが60分に1回、自動で外付けHDDにバックアップされるように設定しています。

これでとりあえず安心な気もしますが、

・万が一事務所が火事になったら…

・万が一事務所が地震で倒壊したら…

などと考えると、100%安心とも言い切れません。

バックアップ方法②・クラウドストレージ

Google Driveを利用

ということでもう一つ、クラウドストレージも活用しています。

利用しているのはGoogleドライブです。

無料で15GB、月250円で100GB、月1,300円で1TBまで保存することができます。

他にもDropboxなど人気のクラウドストレージサービスはありますが、

・Googleのサービスを日常的に使っていて馴染みがある(GmailやGoogleカレンダー)

・料金が比較的安い(Dropboxは無料で2GB、有料版は最低1TBで1,200円から)

ことから、Googleドライブを選びました。

Googleドライブの同期用フォルダに保存してあるファイルは、自動的にGoogleドライブのクラウドストレージ(マイドライブ)内に同期されます。

クラウドストレージの良いところ

クラウドストレージの利点は、データバックアップとしての機能もさることながら、いつでも・どこでもデータを見られるということにあります。

例えば、訪問先で急遽前年の申告書を確認したくなった場合にも、クラウドに保存してあれば、スマホやタブレットのアプリからデータを見ることができます。

何かあったときのためにと、重たい紙ベースの資料を持ち歩く必要がありません。

まとめ

クラウドに保存しているなら外付けHDDは要らないのではないか、とのツッコミを受けそうですが、これはもう心配性の性格ゆえです。

Googleドライブの同期用フォルダに保存してあるデータが外付けHDDにも自動バックアップされるようにしています。

これでデータ消失の恐れは無い(はず)です。


※ この記事は、投稿日現在における情報・法令等に基づいて作成しております。

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