令和4年以降の電子取引データ保存。書面印刷でも青色申告は有効?

ポイント:令和4年1月以降、電子取引データの書面保存は原則としてNG。ただし、紙に印刷して保存しても直ちに「青色申告取り消し」・「経費性否認」とはならない。


こんにちは、川越市の税理士・関田です。

2022年1月からの改正電子帳簿保存法の施行がいよいよ迫ってきました。

これまで厳格すぎた「電子帳簿保存」や「スキャナ保存」の要件が大幅に緩和されますが、中小企業・個人事業主にとって大きな影響があるのは「電子取引データ保存」の改正です。

改正後の保存要件を満たしていない場合には青色申告の承認が取り消される可能性もあるとのことから、多くの中小事業者が戸惑う事態となっていましたが、この混乱を見かねてか、国税庁より新たに発表がありました。

電子取引データとは?

改正電子帳簿保存法が施行される令和4年1月以降、電子取引データは”データのまま”保存する必要があります。

そもそも、電子取引データとは何を指すのでしょうか?

電子帳簿保存法によれば、電子取引とは『取引情報(取引に関して受領し、又は交付する注文書、契約書、送り状、領収書、見積書その他これらに準ずる書類に通常記載される事項をいう。)の授受を電磁的方式により行う取引』をいいます(第2条第6項)。

何やら難しい言葉が並んでいますが、要は以下のようなものが該当するとお考え下さい。

<電子取引データの例>

  • メール添付にて授受した見積書、請求書、領収書
  • メール本文に取引情報が載っている場合のメールそのもの
  • ネットショップのウェブサイトからダウンロードした領収書(Amazonなど)
  • ネットショップのウェブサイトの取引画面のスクリーンショット
  • クレジットカード会社のウェブサイトからダウンロードした取引明細

電子取引データを印刷しただけでは保存要件を満たさない

上記のような取引データについては従来、書面に印刷しての保存(データ自体は破棄)も認められていましたが、令和4年1月以降はデータそのものの保存が義務となります。

紙に印刷すること自体は問題ありませんが、原本はあくまでデータですので、「データを保存してない」=「領収書等の原本を保存してない」ということになってしまうのです。

<電子取引データの保存方法>

① データ保存のみ → OK

② データ保存+書面保存 → OK

③ 書面保存のみ → 保存義務違反

なお、具体的なデータ保存の方法につきましては長くなるため別の機会に譲りますが、ひとまず国税庁のQ&Aをご覧いただければと思います。

⇒ 国税庁HP『電子帳簿保存法一問一答【電子取引関係】』

保存義務に違反しても青色申告は取り消されない?

さて、今回の電子帳簿保存法改正が実務の現場を混乱させていることの大きな理由は、先の国税庁Q&Aの中で「青色申告の承認取り消し」についての言及がなされていたことでしょう。

電子取引の取引情報に係る電磁的記録については、法第7条の規定により保存義務が課されていることから、その電磁的記録を保存する必要があります。そして、電子取引の取引情報に係る電磁的記録について要件を満たさず保存している場合や、その電磁的記録の保存に代えて書面出力を行っていた場合には、保存すべき電磁的記録の保存がなかったものとして、青色申告の承認の取消の対象となり得ますので注意してください。

~国税庁『電子帳簿保存法一問一答【電子取引関係】』問42より抜粋~

これに関して、

「さすがに国税もいきなり青色取り消しなんて乱暴なマネはしないよね?」

だとか、

「そもそも、メールで送られてきた請求書でも、紙で印刷しちゃえば元がデータだったかどうかなんてわからないよね?」

といった希望的観測も飛び交う事態となっていたわけですが・・・。

そこでこのような混乱を収束すべく(?)、先日国税庁が新たに公表した「お問合せの多いご質問(令和3年11月)」の中で、青色申告取り消しに関する補足説明がなされました。

電子取引の取引情報に係る電磁的記録の保存義務に関する今般の改正を契機として、電子データの一部を保存せずに書面を保存していた場合には、その事実をもって青色申告の承認が取り消され、税務調査においても経費として認められないことになるのではないかとの問合せがあります。

これらの取扱いについては、従来と同様に、例えば、その取引が正しく記帳されて申告にも反映されており、保存すべき取引情報の内容が書面を含む電子データ以外から確認できるような場合には、それ以外の特段の事由が無いにも関わらず、直ちに青色申告の承認が取り消されたり、金銭の支出がなかったものと判断されたりするものではありません

~国税庁『お問合せの多いご質問(令和3年11月)』補4より抜粋~

これを読む限り、データ保存要件を満たさないからといって即刻「青色申告取り消し」「経費性否認」といったことにはならないようですので、まずは一安心といえるでしょう。

まとめ

この発表を受けて、「だったら今までどおり紙に印刷して保存しておけばいいや」と考える方もいらっしゃるでしょう。

ですが、法律上はあくまでデータ保存が義務であることに変わりありません。

この法改正を機会に、紙からの脱却を進めましょう。


※ この記事は、投稿日現在における情報・法令等に基づいて作成しております。

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